La primera vez nadie tiene ni idea de cĆ³mo prepararse para asistir a una feria con un stand. Con el tiempo y varias ferias a tus espaldas todo serĆ” mĆ”s fĆ”cil.
AquĆ te vamos a dar algunos consejos que te darĆ”n una idea de quĆ© esperar y cĆ³mo aprovechar al mĆ”ximo las ferias y la inversiĆ³n del diseƱo y montaje de un stand ferial para tu negocio.
AcabarƔs recordando tu primera feria como si fuera ayer. Con tu traje o tu uniforme con el logotipo de tu empresa y armados con folletos y catƔlogos con tus nuevos productos o servicios. Las muchas conversaciones productivas con tus antiguos y posibles clientes y la oportunidad de establecer contactos y crear conciencia de marca.
Estas oportunidades hacen que valga la pena asistir a las ferias. Son el escenario perfecto para presentar productos que necesitan ser vistos para ser vendidos o tienen que hacer una demostraciĆ³n de tu servicio cara a cara en tu relucientes stand, para obtener comentarios de primera mano de un mercado objetivo.
Del mismo modo, las ferias son el terreno ideal para un poco de investigaciĆ³n. Puedes observar a la competencia, investigar nuevos mercados e indagar para observar la demanda de los clientes.
Para asegurarte de obtener lo mejor de una feria, necesitas una estrategia efectiva para atraer a los visitantes, especialmente si es la primer vez que vas asistir e incluso la primera vez que vas a encargar un diseƱo de stand a una empresa especializada como la nuestra: DecoraciĆ³n de Stands.
Todo, desde el diseƱo del stand, las relaciones pĆŗblicas previas al evento y la evaluaciĆ³n posterior al evento, importa ...
... ĀæPero por dĆ³nde empezar? Dividamos los requisitos tĆpicos de las ferias o congresos en secciones, comenzando con la preparaciĆ³n previa a la feria.
A. Lista de control previa a la feria
Elegir una feria para asistir se reduce a elegir al promotor en la que mƔs confianza te dƩ.
Paso # 1
Lo primero es lo primero, necesitas una feria comercial para asistir.
No importa a quĆ© feria decidas asistir, los organizadores de las ferias o congresos prometen el cielo y la tierra. Sin embargo, nunca sabrĆ”s si una feria io evento es el adecuado para su negocio hasta que asistas con tu stand de diseƱo o modular. Cuando haya seleccionado uno o varias ferias, intenta que su participaciĆ³n sea lo mĆ”s rentable posible.
Una vez que hayas participado en algunas ferias, desarrollarĆ”s la habilidad de saber si un evento bueno o malo par tu negocio y sobre todo productivo. Con el tiempo identificarĆ”s de las exposiciones que funcionan y dĆ³nde debes invertir tu tiempo y dinero.
Al seleccionar una feria, evento o congreso, selecciona aquellos que te brinden el mayor rendimiento en tĆ©rminos de nĆŗmero de visitantes y calidad.
Paso # 2
Elija un coordinador interno para que se encargue de administrar las operaciones de la feria.
Asignar la responsabilidad a una persona o un equipo pequeƱo ahorra tiempo, recursos y asegura que la preparaciĆ³n para la feria obtenga la dedicaciĆ³n que merece.
Paso # 3
Decide a quƩ personal asistirƔ a la feria en el stand.
Esto se divide en dos campos principales:
1. Personal durante el montaje y desmontaje del stand.
2. Personal durante el evento.
TeĆ³ricamente, puede hacer que el mismo personal haga ambas cosas, siempre que sepa quiĆ©n es responsable de casa labor. Esto reduce los costos y limita la cantidad de personal necesario para asistir a una feria. Vale la pena capacitar al personal en el uso correcto de las herramientas y el proceso de montaje y desmontaje de stand de feria.
Mientras tanto, es una buena idea contar con un miembro del equipo que estƩ capacitado en salud y seguridad.
Para la feria, lleve o contrate personal multilingĆ¼e para poder hablar con mĆ”s asistentes y obtener mĆ”s clientes potenciales. Si bien el inglĆ©s es el idioma universal de los negocios, hablar en la lengua materna de una persona abre un diĆ”logo inicialmente.
Al seleccionar miembros del personal de tu empresa, ten en cuenta que tendrĆ” un impacto en en trabajo en la oficina. Su presencia en una exposiciĆ³n podrĆa aumentar los volĆŗmenes de llamadas y consultas por correo electrĆ³nico en la sede. Ten a alguien disponible para hacer esta labor.
Mientras tanto, asegĆŗrate de que el personal en el stand estĆ© equipado para responder todo tipo de preguntas, tanto de ventas como tĆ©cnicas.
Tener personal en el stand con la actitud correcta es importante. Elige personas que involucren activamente con los asistentes y no se demore esperando la oportunidad "perfecta", que no existe. Cada miembro del personal debe ser proactivo y tener la capacidad de hacer preguntas abiertas.
Paso # 4
Organiza el alojamiento en la ciudad a la que vais a asistir
y el transporte de todos para la feria.
Idealmente, busca que el hotel estƩ cerca de la feria. DeberƔs organizar vuelos, cuando sea necesario, y transporte hacia y desde el aeropuerto. Recuerda que el personal de montaje y desmontaje necesitarƔn vuelos mƔs temprano y vuelos de regreso mƔs tarde.
Paso # 5
Dibuje tu stand en un papel.
Esto te va a dar una indicaciĆ³n de lo que necesitarĆ” llevar y lo ayuda a hacer los arreglos para llevar el equipo a un evento, feria o congreso.
Mientras tanto, vale la pena hacer una prueba ficticia para configurar tu stand, siempre que tengas espacio. Es una excelente manera de evaluar si todo lo que deseas en el stand se ajustarĆ” y funcionarĆ” como se espera.
Para una feria en el extranjero, asegĆŗrate de que tu stand tenga una fuente de alimentaciĆ³n elĆ©ctrica y tus aparatos o equipos tengas el voltaje correspondientes (s no es asĆ tendrĆ” que llevar transformadores), pero recuerde que los eventos en algunos paĆses pueden tener diferentes especificaciones de potencia y voltaje. AsegĆŗrese de que cualquier equipo elĆ©ctrico que planee llevar cumpla con los estĆ”ndares elĆ©ctricos internacionales.
Otros artĆculos Ćŗtiles para tener incluyen tarjetas identificadoras, documentos de seguros y escĆ”neres de cĆ³digos. Mientras tanto, vale la pena tener un plan para el manejo de todos los equipos y el almacenamiento de bienes.
Al elaborar sus planes, considere tener dos stands en un espectĆ”culo. ĀæPor quĆ©?
Un gran stand no garantiza mĆ”s clientes potenciales. De hecho, difundir su presencia le brinda una mayor oportunidad de captar clientes potenciales. Sin embargo, deberĆ” considerar cĆ³mo manejarĆ” estos stands.
El tipo de stand que tiene tambiƩn es importante. Intenta conseguir uno que tenga tantos lados abiertos como sea posible. Debes hacer que su stand sea lo mƔs visible y accesible posible para un acceso mƔximo.
Igualmente, querrĆ” asegurar un lugar que tenga un buen flujo natural. DeberĆ” tener en cuenta las entradas y salidas de pabellĆ³n, mientras determina la mejor manera de guiar a las personas a tu stand.
Paso # 6
Organiza tu material de marketing para el stand.
Carteles, folletos, contenido de seƱalizaciĆ³n digital, tarjetas de visita, folletos, bolĆgrafos de marca, etc. Sea lo que sea, asegĆŗrese de que los materiales que necesita estĆ©n en su lugar antes del evento y estĆ©n disponibles en el idioma local.
Paso # 7
Ten preparada la logĆstica del montaje del stand ordenadamente.
Hay varias opciones para realizar envĆos internacionales, En funciĆ³n de las distancias y lo tiempos se puede recurrir el transporte terrestre, por aviĆ³n o por mar. El envĆo por aire es mĆ”s caro pero mĆ”s rĆ”pido, mientras que el envĆo por mar es mĆ”s barato, pero lleva mĆ”s tiempo.
Hay muchas empresas de transporte disponibles para darnos este servicio. Sin embargo, para envĆos internacionales que suele ser mĆ”s complejo, valdrĆa la pena contratar los servicios de una empresa especializada transporte internacional y exportaciĆ³n.
Paso # 8
Antes de una feria, aprovecha todas las oportunidades para promocionar tu asistencia a la feria.
Para aprovechar al mĆ”ximo la asistencia a una feria, se recomienda una buena campaƱa de marketing por correo electrĆ³nico dirigida a cliente y a potenciales visitantes. PodrĆa decirse que es la forma mĆ”s rĆ”pida y rentable de llegar a una audiencia masiva.
Promociona tu marca utilizando las redes sociales para permitir que los asistentes lo reconozcan tu stand una vez que la feria estĆ© en marcha y puedan visitar tu stand de feria. La mayorĆa de las ferias comerciales tienen presencia en las redes sociales, lo que le permite acceder a hashtags y conversaciones que son relevantes para el evento.
Puede continuar aprovechando al mƔximo las redes sociales durante el evento, publicando en tiempo real y dirigiendo a los asistentes a su stand.
Explora las oportunidades de marketing de contenidos. Algunas ferias comerciales ofrecen la oportunidad de promocionar tu negocio directamente en su sitio web. Esto puede ser un blog, un comunicado de prensa o una biografĆa de la empresa.
El perfil de una empresa es una excelente manera de aparecer en el sitio web del organizador de la feria. AsegĆŗrate de completar todos los datos de contacto solicitados.
Las ventajas incluyen publicidad y exposiciĆ³n adicionales, la oportunidad de crear autoridad y mejorar el reconocimiento de marca en un sitio que se dirige a un pĆŗblico relevante. AdemĆ”s, obtienes enlaces a tu propio sitio web.
TambiĆ©n debe escribir un artĆculo para su propio sitio web, que le permita a su base de clientes saber que asistirĆ”s. Esto les da la oportunidad de conocerte cara a cara en tu stand en la feria a la que asistes, si la oportunidad nunca antes habĆa surgido.
Del mismo modo, es una excelente manera de anunciar nuevos productos o servicios que se exhibirĆ”n en la feria, evento o congreso a que asistes con tu marca. Un artĆculo escrito en el blog de tu web y promocionado previo al evento que presenta al equipo que estarĆ” en el stand, es una excelente manera de romper el hielo e informar a nuestros clientes y asistentes.
A continuaciĆ³n, intenta y asegurarte poder hacer una presentaciĆ³n en los eventos o ferias a los que asistes. Hablar sobre un tema en el que te especializas instantĆ”neamente crea autoridad y una buena relaciĆ³n. Es una excelente oportunidad para lanzar su negocio tambiĆ©n.
Cuando cierre su presentaciĆ³n, informa a los asistentes sobre sus productos y servicios. ReĆŗna las tarjetas de visita para aprovechar al mĆ”ximo las oportunidadĆ„es de marketing disponibles.
Paso # 9
Verifica si tienes posibilidades de obtener una subvenciĆ³n del gobierno.
En algunos casos, los gobierno puede ayudar a financiar asistencias a una feria ya sea en tu paĆs o en el extranjero.
B. Lista de control durante al feria y el funcionamiento del stand
Paso # 10
PrepĆ”rate para que las cosas no salgan segĆŗn el plan.
Lo cual es normal. Es raro pasar por una feria sin problemas. La clave es no entrar en pƔnico, mientras permaneces con lo pies en el suelo. Todos los problemas pueden resolverse.
Paso # 11
El modo de configurar tu stand es crucial.
Tres de las cosas clave a tener en cuenta al diseƱar tu stand son:
1. Visibilidad.
2. Accesibilidad.
3. Sostenibilidad
Para que tu stand sea lo mƔs visible posible, rotula tu stand con un eslogan o frase lo mƔs ocurrente, divertido e ingenioso que haga pararse a los asistentes en su camino.
Un slogan o frase que hace una pregunta tiende a funcionar, pero prepƔrate para probarla y cambiarla hasta que encuentres algo que funcione.
Del mismo modo, es interesante usar la seƱalizaciĆ³n digital o pantallas digitales, no sĆ³lo para la visibilidad, sino tambiĆ©n para la sostenibilidad. La seƱalizaciĆ³n digital es otro miembro adicional del personal en el stand, entreteniendo a los visitantes si el equipo participa activamente en conversaciones con otros asistentes y estĆ”n ocupados. Mientras tanto, puede usarlas para demostrar productos y servicios de forma interactiva.
Para que el diseƱo de tu stand sea accesible y atraiga a mƔs personas, coloca los productos, los folletos y demƔs material de marketing que lo acompaƱa en la parte posterior. Esto obliga a las personas a entrar en tu stand para verlos.
EstĆ” claro que colocar los productos al frente de tu stand crea barreras psicolĆ³gicas que hace que las personas no quieren cruzar. Haz que su stand sea accesible desde todos los Ć”ngulos posibles, permitiendo que las personas entren desde el frente, los lados e incluso desde la parte trasera, siempre que sea posible.
MantƩn tu material de marketing algo desordenado, como si otras personas lo hubieran recogido. Esto suena extraƱo pero esto hace que su stand sea mƔs accesible. A la gente no le gusta estropear los folletos y los catƔlogos perfectamente colocados.
Paso # 12
MantƩn tu stand seguro.
Ten cuidado con los robos y considere cĆ³mo mantendrĆ” tus productos seguros, de dĆa y de noche, y durante las averĆas.
Paso # 13
Haga un recorrido antes de que comience la feria y un paseo durante la celebraciĆ³n del evento.
El echar un vistazo previo a la feria es una excelente manera de involucrar a otros expositores y generar clientes potenciales. Algunas de las mejores conversaciones y oportunidades comerciales ocurren antes del ajetreo entre los stands de una feria.
Del mismo modo es interesante hacer un trabajo detectivesco durante un evento, haciĆ©ndote pasar por un asistente. Es una excelente manera de conocer la competencia, investigar las Ćŗltimas tendencias e identificar los stands donde se producen mĆ”s altos niveles de interĆ©s y funcionan mejor tanto por la estrategia comercial como por el propio diseƱo de stands. Al evaluar a sus competidores, puede aprender mucho sobre su propio negocio en una feria comercial.
Paso # 14
Comparte tu tecnologĆa con otros expositores, cuando corresponda.
Puede sonar contradictorio, pero en realidad, colocar tus productos en otro stand y por lo tanto colaborar con otra empresas afines es una excelente manera de obtener referencias y mƔs visitantes a tu stand durante la feria.
Paso # 15
MantƩn tu stand ocupado con actividades y presentaciones.
Las citas en red y en el stand son excelentes maneras de mantener a los visitantes en su stand. Un puesto concurrido genera curiosidad y la gente no puede evitar visitar su espacio para echar un vistazo. Sin embargo, no tenga asientos en su stand (sĆ³lo en zonas de reuniĆ³n privadas). Los visitantes cansados āāpueden terminar bloqueando tu stand.
Paso # 16
Ten disponible un lector electrĆ³nico de cĆ³digos de barras o de cĆ³digos QR.
Los asistentes a las ferias comerciales a menudo llevarĆ”n insignias con un cĆ³digo QR. Escanee para capturar instantĆ”neamente toda su informaciĆ³n clave. Esto facilita el seguimiento con los visitantes del stand despuĆ©s de la feria.
AdemĆ”s, hace que la interacciĆ³n entre tu empresa y los posibles clientes sea mucho mĆ”s rĆ”pida y registra todos los detalles si el personal del stand se olvida de anotar los detalles de un visitante.
Anota las conversaciones, identificando cuĆ”les son los puntos dĆ©biles de un visitante y el producto o servicio que le interesan. MĆ”s adelante, puedes recordar la conversaciĆ³n cuando hagas un seguimiento de los contactos despuĆ©s de pasar por tu stand en el evento.
Las tarjetas de visita pueden perderse y los clientes potenciales escaneados pueden eliminarse. Si alguien toma en serio sus productos o servicios, solicita sus detalles verbalmente, no les importarƔ tomarse el tiempo porque valoran lo que estƔs ofreciendo.
Paso # 17
No abandones la feria temprano.
Para exprimir hasta la Ćŗltima oportunidad de una feria, no salgas temprano, como suelen hacer muchos expositores. En ocasiones el mejor contacto del dĆa puede que tenga la costumbre de llegar justo al final de una feria o incluso despuĆ©s del cierre del evento.
C. Lista de control posterior a la feria
Paso # 18
Ingresa todos los visitantes a stand en un sistema de gestiĆ³n
de relaciones con el cliente.
Luego puedes realizar un seguimiento del rendimiento de cada cliente potencial en las semanas y meses siguientes. La anƔlisis de los contactos puede llevar mucho tiempo. Mientras tanto, todo esto puede ayudarlo a determinar el rendimiento de la feria a la que hemos asistido y si vale la pena invertir en una segunda o tercera vez y a cuƔl Dedes acudir.
Paso # 19
Haz un seguimiento despuƩs del evento.
Realizar un seguimiento de los visitantes al stand dentro de los siete dĆas despuĆ©s de la feria es imprescindible si deseas iniciar una labor comercial con los clientes potenciales mĆ”s interesantes. Los asistentes hablan con cientos de expositores sobre los mismos temas. Para destacar sobre la competencia, debes hacer un seguimiento rĆ”pido de ellos.
Paso # 20
Si la feria ha sido un Ć©xito, vuelva a reservarla lo antes posible.
Esto te ayudarĆ” a asegurar una mejor ubicaciĆ³n de tu stand en la feria la prĆ³xima vez. Con ello podrĆ”s organizar mejor el diseƱo del stand con un espacio ya asignado.
Paso # 21
Si una feria funcione para su negocio, repite cada aƱo.
Ten la costumbre de asistir aƱo tras aƱo, para construir una presencia.
Esto aumenta la estabilidad de la marca y los asistentes esperan encontrarte. Es mucho mƔs importante asistir a una feria comercial de manera consistente en lugar de tener el stand mƔs grande.
Paso # 22
Prepara un informe posterior al evento.
ReĆŗne al equipo que ha participado en el el stand ferial para obtener comentarios sobre lo que funcionĆ³, lo que no funcionĆ³ y lo que se puede mejorar. ObtĆ©n las opiniones de otras pe rsonas sobre la feria.
Es una buena prĆ”ctica obtener una muestra representativa de respuestas y evaluar el Ć©xito del stand en esa feria armado con toda la informaciĆ³n. QuizĆ”s lo que creas que funcionĆ³, alguien mĆ”s podrĆa estar en desacuerdo. Vale la pena una conversaciĆ³n abierta para descubrir si realmente aprovechĆ³ al mĆ”ximo la feria.
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Sacar el mƔximo provecho de una feria depende de muchos factores que caen en su lugar, a la vez que requieren tiempo, dinero y recursos. Asistir a una feria comercial puede parecer un sacrificio, a pesar de tener muchos beneficios.
Espero que estos pequeƱos consejos te puedan a ayudar a tener mĆ”s claro cĆ³mo empezar a planificar tu primer stand de feria. Tanto en la planificaciĆ³n de la bĆŗsqueda de la feria y la ciudad mĆ”s adecuada la que asistir como a la organizaciĆ³n tanto to de concepto como de espacio de tu stand.
En cuanto a la planificaciĆ³n de espacio y sobre todo al diseƱo de ese espacio que tan caro te cuesta, recomendamos contratar a una empresa especializada en diseƱo y montaje de stand, como la nuestra (www.decoraciondestands.com) que se encarga de todo el desarrollo y planificaciĆ³n de ese diseƱo, planimetrĆas, fabricaciĆ³n, suministros de otros elementos como la grĆ”fica, el mobiliario o los servicios especiales de cada ente feria, el montaje y desmontaje del propio stand. Por no hablar de la logĆstica del transporte si la feria se realiza en otros paĆses distintos a tuyo.
Si tienes pensado participar prĆ³ximamente en una feria no dudes en contactar con nosotros para asesorarte y darle soluciĆ³n a tu proyecto y a tus preguntas. Puedes contactar a travĆ©s de nuestro formulario web pinchado aquĆ o llamando al telĆ©fono 615 246 138.
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