Cómo proyectar el montaje de un stand para una feria o evento.

En este post te proponemos algunos consejos la participación con un montaje de Stand propio en una feria. Nuestro artículo está inspirado en los consejos de la Asociación de las Ferias Alemanas (AUMA) que ofrecen la los participantes a las ferias. Espero que sea de utilidad lo que hemos adaptado de estos consejos y que creemos mejor se adapta a nuestra forma de trabajar en Decoración de Stand.

Vamos a centrarnos en cómo deber ser el espacio que necesita el stand de tu empresa que va a participar en una feria.

CÓMO TIENE QUE SER EL DISEÑO Y MONTAJE DE STANDS

Debemos cuidar tanto el montaje de stands como su diseñoporque un stand de la feria es la tarjeta de presentación de una empresa.

Las dimensiones y diseño del stand deben reflejar el concepto y filosofía de la empresa, su posición en el mercado y los productos o servicios que ofrece al mercado. Su construcción y acabado debe estar en perfecto estado técnico y corresponden a los estándares del mercado. La atención al público asistente debería centrarse en una presentación cercana con el cliente de las exposiciones. está claro que un stand de la feria debe atraer y llamar la atención del visitante en todos los aspectos. El diseño y montaje de stands en una feria tiene que:

• Ser modesto sin aparentar falta de recursos económicos.

• Impresionar a sus visitantes sin ser pretencioso.

• Ser espectacular sin ser un parque de atracciones

• Invitar a entrar y participar sin ser insistente

Lo que en principio debe definir tu stand es el concepto. Lo que que queremos que refleje el stand y para ello teneos que centrarnos diseño de stand, tanto en el aspecto técnico como organizativo y qu se reflejará en el montaje del stand.

ÁREAS EN DISEÑO DE UN STAND Y SU MONTAJE

1. ÁREAS DEL STAND

Independientemente de su tamaño, todo stand debe dividirse en tres áreas principales que estarán determinadas por sus dimensiones totales. 2. ÁREA DE UN STAND DE ATENCIÓN AL PÚBLICO Y PRESENTACIONES

Es necesario en muchas ocasiones un espacio para exponer los productos y poder atender a los visitantes a la feria Este espacio está dictado por el tipo de productos, su cantidad y tamaño y objetivos que tiene la empresa en la feria. El área del stand de atención al público y presentaciones deberá incluir todo el espacio necesario para realizar exposiciones, colocar paneles informativos, proyecto vídeos, presentaciones y actividades durante la feria.

3. ÁREAS DE REUNIONES EN EL STAND DE FERIA

Dependiendo del producto que la empresa expositora va a ofrecer y el tipo de reuniones que se celebrarán se pueden se pueden disponer de distintos tipos de espacios, pequeños cubículos con mesas o un área más abierta y compartida con varias mesa y sillones más apropiadas para varias reuniones a la vez. Es interesante incluir un bar dentro de la zona de reuniones. Esto puede dar como resultado reuniones más relajadas para los intercambios comerciales.

4. LAS IMPRECINDIBLES ÁREAS AUXILIARES

Tanto una cocina como una zona de almacenamiento (para almacenar folletos y muestras de productos),El guardarropa, zona técnica, zona de personal y una oficina independiente apartada de la vista de los visitantes.

TIPOS DE STANDS SEGÚN EL PRODUCTO QUE OFRECEN

Stands de feria de productos: Donde las empresas expositoras hacen demostraciones de las características y de la calidad de sus productos que están en exposición: La relación espacio entre el área de presentación y atención a público y la zona de reuniones debe ser de 60% a 40%. Stands de feria orientadas a la información: el producto físico es el que debe hacer hincapié en distintas formas de presentar la información: conferencias, presentaciones multimedia, presentaciones mediante imágenes fotográficas, vídeos. Los expositores optan por estas formas de presentación al no tener un producto físico que ofrecer. Aquí la relación entre el área de información y el espacio de reuniones es 40% a 60%.

Stands de feria de empresas enfocadas en la consultoría: en este tío de stands el aspecto más importante son las reuniones cara a cara. El público que vienen a estas feria y a estas empresas que ehe montado un stand quiere hablar con especialistas de la empresa. El aspecto dominante debe estar sobre todo en estas zonas reunión. Estas áreas de reunión en el stand deben ser más grandes y polivalentes, donde hay posibilidad de realizar reuniones ala vez y presentaciones de productos y servicios tanto a grandes grupos como a un visitante en particular. Stands combinación de los anteriores: también existen stands que deben equilibrar la distribución de las zonas individuales para asegurarse de que cada uno sea funcional y variará en función de la estrategia de deba tomar la empresa expositoras la feria.

TIPOS DE STANDS SEGÚN SU UBICACIÓN

Como es lógico los entes ferias (Ifema, Fira, ...) ofrecen según su ubicación unos stands más económicos en su alquiler que otros sin tener en cuenta el diseño de stand.

Los diferentes tipos de stands resultan de su posición con respecto a sus vecinos o de la forma en que se abren hacia el pasillo. 1. STAND CON UNO DE LOS LATERALES AL PASILLO

Uno de los laterales del stand se encuentra abierto uno de los pasillo y tienen dos stands vecinos (uno a cada lado) y por lo tanto tres paredes, una trasera y las dos laterales. A veces, aunque no es lo normal, pueden tener aberturas hacia los dos pasillos paralelos a ambos lados.

2. MONTAJE DE STAND EN ESQUINA

Los stands de feria en esquina se encuentran se abren a dos pasillos en esquina. Adosado al stand suele haber otro stand en esquina y a su lado otro en el mismo pasillo. Un stand montado en esquina logra un mayor impacto que un stand con un solo lateral a un pasillo.Con el mismo tamaño y debido a que el metro lineal de pasillo y exposición es mucho mayor, el doble o más. Se podría decir que el stand tiene mucho más escaparate. también hay que decir que el coste de alquiler de un espacio para un stand de esquina es mayor que para un stand que sólo da a un pasillo. Al tener dos pasillos, tendremos el doble de visitantes potenciales que pueden visitar el stand.

3. MONTAJE DE STAND AL FINAL DE BLOQUE DE STANDS

El stand montado en un final de bloque está abierta a tres pasillos y por lo tanto tiene un mayor impacto que los tipos de stands anteriores. También da sensación de mayor prestigio. Hay

que tiene en cuenta que también son más caros el alquiler del espacio en la feria.

4. STANDS DE FERIA EN ISLA

Es el stand más deseado normalmente, aunque también necesitan mayores presencia de personal atendiendo al visitante. Los stands en isla están rodeados de pasillos en todos los cuatro lados y son el tipo de stands con más coste caro en su alquiler. Su aspecto insular hace que tenga un alto impacto visual y de visitas. En en general dan a la empresa expositora una apariencia mucho más prestigiosa. Los stands en isla suelen necesitar de un diseño de stands más elaborados y por lo tanto hay un mayor costo de la construcción, montaje de stands y de mayor cantidad de mobiliario.

5. STANDS AL AIRE LIBRE Los stands montados al aire libre son elegidos para los productos de grand tamaño (por ejemplo, bloques de piedra natural) o de sistemas completos y máquinas (equipos de construcción, camiones, grúas,…) que tienen que ser presentados y hacer demostraciones en un entorno práctico. Además de la exposición al aire se debe organizar y diseñar una zona de reuniones con techo.

UBICACIÓN DE LOS STANDS

Los organizadores de las ferias planifican la distribución del pabellón (stands, pasillos, …) teniendo en cuenta las infraestructuras técnicas de los pabellones, el número de visitantes previstos a la feria (capacidad de los pasillos) y el flujo de tráfico de visitantes. Los organizadores suelen establecer criterios de ubicación de cada un los stands de acuerdo a los siguientes criterios:

• Las posibles distribuciones de los espacios en los pabellones.

• Las distintas divisiones para diferentes industrias y productos.

• La infraestructura técnica de los pabellones.

Antes del inicio de la feria expositores que van a participar en un feria deben estar de acuerdo en la ubicación exacta de su stand dentro del pabellón con los organizadores de la feria y también deben tener en cuenta cuáles son sus competidores, que van a competir espacio e imagen junto a la empresa. Las empresas expositoras normalmente suelen conseguir el mismo espacio y lugar en la siguiente feria para el montaje de su stand si se reserva el espacio al final de la feria. Desde el punto de vista de los organizadores de las ferias esto ayuda a mantener una buena relación con los clientes y también garantiza la planificación de la misma para el año siguiente.

ELECCIÓN DEL TIPO DE STAND Y SU MONTAJE: STAND MODULAR CONTRA STAND DE DISEÑO LIBRE.

Las empresas participantes en una feria deben planificar su stand de acuerdo a sus objetivos comerciales y sus planes de expansión, los productos que desean mostrar y difundir, el espacio que necesitan y el presupuesto disponible.

Deben decidir sobre lo siguiente par empezar el proyecto del diseño montaje de su stand:

• ¿Debo alquilar, arrendar o comprar un stand de feria?

• ¿Cómo debe ser La disposición del stand?

• ¿Debo construir mi propio stand o emplear contratistas y diseñadores?

• ¿Cómo y cuándo debo ejecutar cada fase de diseño y montje del stand?

ALQUILER DE STANDS MODULARES

El alquiler de un stand modular es una opción para una empresa que participa por primera vez en una feria. Una vez que una empresa ha adquirido experiencia suficiente y decide participar regularmente en ferias entonces se puede considerar el alquiler o la compra. El alquiler de un stand es la opción que implica el menor esfuerzo organizativo. Existen stands modulares de diferentes tamaños y con mobiliario básico, aportados por la empresas organizadoras al que se puede agregar propio u otro mueble alquilada de uno, están disponibles para alquilar, ya sea de los organizadores o de las empresas contratadas. Las tarifas de alquiler incluyen montaje y desmontaje.

Una buen opción es contratar a una empresa de decoración de stands que pueda transformar el stand modular alquilado en un espacio especialmente creado para la empresa expositora, ahorrando costes de construcción de todo el stand.La compra de un stand modular implica costes de seguimiento, por ejemplo, para el almacenamiento, el transporte, tener personal de mantenimiento y montaje de stands. En algunas ocasiones el stand de alquiler puede ser más conveniente que de compra.

Si la empresa se decide con un stand modular o un stand de diseño se debe tener en cuenta que un stand modular es más reutilizable, suele ser más económico y con frecuencia más ecológico. Un stand modular con elementos prefabricados no tiene porqué ser uniforme o sin imaginación pero es más rígido que un stand de diseño creado específicamente para la feria y sobre todo más anodino y sin personalidad y aquel será el mismo que todos los modulares de la feria. Aún así hay muchos proveedores de sistemas modulares que ofrecen suficientes opciones para la realización de un diseño personalizado como es el caso de nuestra empresa de decoración, diseño y montaje de stands. Las principales ventajas de la construcción modular son estos:

• Bajo costo, componentes prefabricados con un fácil montaje.

• Fáciles de transportar y almacenar

• Menor coste mantenimiento, montaje y desmontaje

• Sólo se requieren herramientas básicas para la montaje y el desmontaje

• Componentes de larga duración

• Son versátiles y adaptables

Las desventajas son las similitudes que existen entre muchos de los sistemas de stands modulares. En algunos casos pueden coincidir dos stands con un aspecto muy similar al utilizar los mismos sistemas. La opción de diferenciarse sería haciendo hincapié en una decoración interior y crear un ambiente, utilizado la estructura modular como soporte o bien potenciando las imágenes que irán recubriendo la estructura y aportando información acerca de la empresa.

ELECCIÓN DE UN STAND DE DISEÑO

El stand de diseño puede crear un aspecto único a la empresa, simplemente con una buena arquitectura sin necesidad de reforzar la personalidad con elemento que en algunos casos puede empañar la propia presencia de stand.

La combinación de un stand modular y convencional es una práctica muy extendida que permite una relativamente amplia variedad de diseños individuales. Podríamos dividir el diseño de un stand en tres categorías:

STAND ABIERTO

No hay superficies ni paramentos verticales externos que impiden la visión. El stand se ve ordenado y todas las zonas de exposición y atención al visitante son inmediatamente visibles.

STAND PARCIALMENTE CERRADO

Las superficies verticales externas se utilizan para ocultar zonas interiores del stand de la vista de los visitantes al. Este es el tipo más común de diseño de stand. Estas superficies externas son un buen lugar para reclamos comerciales o para poner la identidad visual de la empresa. sEte tipo de diseño stands crea cierta intimidad para los visitantes al interior del stand con respecto a las personas que están fuera.

STAND CERRADO

El stand está en su totalidad con superficies y paramentos verticales externos (opcionalmente con vitrinas de cristal). Para ver las exposiciones, participar en presentaciones. Para tener reuniones con la empresa expositora los visitantes, colaboradores y clientes deben entrar en el stand. Normalmente estará formado o compartimentado por zonas individuales para diferentes funciones. Todo está repartido para que nada pueda interferir con el funcionamiento general del stand durante la feria. en las distintas partes de la zona exterior también pueden proporcionar mucha informaación de la empresa y de sus productos (fotos, pantallas de televisión, información de texto, etc.).

¿CONSTRUIR SU PROPIO STAND O CONTRATAR A UNA EMPRESA ESPECIALIZADA?

Hay varias de opciones para el diseño y fabricación y montaje de un stand:

• La empresa participante se encarga del montaje y su fabricación.

• Contratar empresa de fabricación y montaje de stands con el diseño de la empresa expositora.

• Contratar a un diseñador de stands y que otra empresa realizar la fabricación y montaje.

• Contratar a una empresa de diseño y montaje de stands y qu ese encargue de todo.

LA EMPRESA PARTICIPANTE SE ENCARGA DEL MONTAJE Ventajas: menos costes de planificación, la empresa puede emplear sus propios constructores si dispone de ellos. Si se trata de un stand modular es más sencillo. Desventajas: la falta de experiencia en el diseño es obvio amenos que se trate de una empresa de diseño o una constructora; se desvían recursos de los empleados; los costos son más difíciles de calcular que para una empresa especializada acostumbrada a moverse en el mundo de las ferias y de so materiales que normalmente se utilizan; se requiere almacenamiento adicional para todos los materiales necesarios.

CONTRATAR EMPRESA DE MONTAJE DE STANDS Ventajas: todos los servicios están bajo un mismo techo; existen opciones de alquiler; los trabajos se realizan de forma rutinaria y el contratista ofrece un servicio integral. Desventajas: es necesario tener diseño realizado por la propia ampresa expositora o reutilizando diseños ya utilizados, sean modulares o de carpintería. sSe debe tiene en la empresa una persona o equipo de diseño con experiencia en este tipo de montajes.

CONTRATAR A UN DISEÑADOR DE STANDS Ventajas: un diseñador o decorador crea diseños sin las restricciones de los sistemas de stands modulares, conoce el mercado y las tendencias en diseño, arquitectura efímera e interiorismo, coordina las operaciones de montaje y desmontaje y tiene una obligación contractual hacia el cliente. Desventajas: los costos de pre-planificación son inicialmente más alto, ya que en general el contrato se acordará a través el diseñador. CONTRATAR A UNA EMPRESA DE DISEÑO Y MONTAJE DE STANDS Ventajas: esta solución produce mejores resultados con los proyectos. La empresa ofrece a totalidad de los especialistas, desde los primero bocetos, hasta el montaje y desmontaje incluyendo todos los oficios. Desventajas: A pesar de costes elevados, la solución global compensa dejarlo todo en manos de una empresa especializada.

FASE DE EJECUCIÓN DEL STAND DE FERIA

Una vez que el proyecto de stand han sido más o menos esbozado en una serie de reuniones que se lleven a cabo, ya sea en la propia empresa o con un diseñador o contratista y una persona que debe organizar el proyecto del stand (que será el enlace de la empresa con el diseñador o contratista) el foco se debe centrar en la creación de un concepto basado en uno de los objetivos de la participación en la feria. Un organizador y un diseñador del proyecto del stand no puede ser capaz de satisfacer todas las solicitudes hasta que esté en posesión de todos los datos y conceptos que necesita la empresa expositora. Y por su puesto también debe estar familiarizado con las ferias.

Las responsabilidades de un organizador de la feria o venta de la empresa es la de trabajar junto al diseñador o contratista:

• Para producir un diseño preliminar.

• Para entregar una estimación preliminar de costos.

• Para presentar el diseño (fecha límite)

• Para determinar los costos finales.

Un organizador junto al diseñador, ya sea de la empresa o externo, deberá controlar la ubicación en el pabellón de la feria y el tipo de soporte necesarios, comparar las dimensiones de stands asignados con el espacio necesario, comprobar si hay alguna interferencia de columnas, y están correctas las líneas de suministro necesarias, etc. También es importante tener en cuenta todas las normas de construcción soporte (altura de la construcción, distancias) y las especificaciones técnicas (seguridad contra incendios y normas de seguridad generales, electricidad, agua, gas, aire comprimido, telecomunicaciones) que nos exige la institución feria a la que vamos a asistir.

Tomará en cuenta el flujo principal de tráfico de visitantes, las entradas de los pasillos, Los vecino del stand, así como las áreas funcionales necesarias en el stand, distribución y tamaños. Después de esbozar una idea preliminar del diseñador junto al organizador deben perfeccionar su diseño donde comenzará la parte creativa del proyecto. Se seleccionará a los materiales para la construcción del stand, sea un sistema modular o de carpintería, si desea pintar el soporte y en qué color, el uso de la iluminación y, elegir mobiliario, etc.

Y todo ellos ajustándose a un presupuesto previo.

No dude en llamarnos al 615 246 138 para concertar un reunión poder hablar acerca del nuevo proyecto de stand en la próxima feria a la que vaya a participar. También pues pedirnos información a través de nuestro formulario de contacto.

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