Reforma de oficinas: consejos para mejorar su diseño.

May 18, 2019

 

La optimización del diseño cuando te plantees la reforma de tu oficina es una táctica eficaz para mejorar la flexibilidad de los empleados, atraer talento, impulsar la cultura y mejorar la productividad y la creatividad 

 

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Tus empleados y tu mismo pasaréis al menos 40 horas por semana (¡y más o menos 2000 horas al año!) en la oficina. ¿Por qué no hacer el mejor uso posible del espacio? Ya sea que te estés mudando a una nueva ubicación o estés planificando la reforma de tu oficina para configurar cada sala para maximizar la comodidad y la productividad, o si tu espacio actual sólo necesita un cambio, vamos a darte algunos consejos de cómo hacerlo.

 

La optimización del diseño de la oficina es una táctica eficaz para aumentar la productividad de los empleados, atraer nuevos empleados con talento, fomentar la cooperación y la creatividad.

 

Reformular el diseño de tu oficina es más que simplemente usar el espacio de una manera eficiente. Diversos estudios demuestran que el diseño de la oficina y otros factores ambientales afectan el bienestar y la productividad de los empleados. Además, la optimización del diseño de la oficina es eficaz para aumentar la flexibilidad para los trabajadores, atraer talento, impulsar la cultura y mejorar la productividad y la creatividad.

 

Al abordar la reforma de oficinas tienes que tener en cuenta que la optimización del diseño de tu oficina implica, por su puesto, la disposición de los muebles, pero también tienes en cuenta otros factores, como el tipo de mobiliario a elegir, el estudio de la iluminación tanto general como puntual, el espacio abierto y la decoración que vayas a realizar. Esto es lo que necesitas saber sobre cómo optimizar el diseño de tu oficina antes de realizar cualquier inversión económica y de tiempo.

 

 

1. Antes de pensar en la reforma de tu oficina tiene que hacer un plan.

 

Antes de iniciar a planearte la reforma de tu espacio de trabajo e instalaciones en una fotografía en tu mente y de comprar todos los escritorios como si estuviera en una cinta de footing a toda velocidad, tendrás sentarse y hacer una estimación económica previa para ver qué tipo de cambios y actualizaciones son posibles dentro de las posibilidades de tu empresa. 

 

A continuación, tendrás que decidir qué persona de tu equipo de trabajo tomará las decisiones. Si tiene suficiente dinero, podrías considerar contratar a una empresa de diseño de oficinas o a diseñador de interiores (no dudes en llamarnos en ese caso); organizar el espacio por tí mismo será más económico, pero probablemente consumirá más tiempo, que supongo no tendrás. Finalmente, asegúrate de tener en cuenta los requisitos individuales de tus empleados y de la empresa. Es posible que desees realizar una investigación o al menos hablar con algunos de ellos directamente para averiguar en qué tipo de espacio les gustaría pasar su tiempo trabajando.

 

 

2. Durante la reforma de la oficina deshazte de los muebles incómodos.

 

Antes de colocar los muebles, considera si debes conservarlos o no. Los muebles viejos o mal hechos pueden causar problemas de salud en los trabajadores, como dolor de espalda, síndrome del túnel carpiano, migrañas y fatiga ocular. 

 

Encontrar sillas ergonómicas es un buen punto donde comenzara a transforma el espacio de tu empresa. Busca sillas que tengan variaciones de apoyabrazos; mecanismos giratorios; ajustes de altura, anchura y profundidad; soporte lumbar; y material acolchado. 

 

Si bien actualizar los muebles u optar por algo más caro puede suponer un gasto importante desde el principio, le ahorrará a tus empleados el dolor y los problemas de las bajas médicas.

 

 

3. Priorizar la variedad a la hora de enfocar la reforma de tu oficina.

 

No existe una solución única para todos, por lo que deberás tener en cuenta la calidad del espacio, las necesidades de sus empleados y los detalles específicos de tu empresa. 

 

Sin embargo, cada configuración de oficina debe priorizar la variedad. Es interesante crear diferentes entornos de espacio de trabajo dentro de una oficina y a que añade flexibilidad a la hora de trabajar y de establecer distintas relaciones entre los compañeros de oficina en función del lugar donde estén. 

 

Áreas tranquilas, áreas de trabajo colaborativo y también, incluso áreas de juegos favorecen realmente a los empleados a rendir con más eficacia. Hay de tener la opción de trabajar de la manera que mejor se adapte a una tarea determinada.

 

 

4. Ten en cuenta los requisitos tecnológicos que vas a necesitar.

 

Antes de comenzar a cambiar la organización de los puestos de trabajo de las conexiones de teléfono a los que deben acceder tus empleados, establece una reunión para hablar con tu departamento de tecnología o con el jefe de ingeniería (si lo tienes, si no puedes contratar a un profesional) sobre la mejor forma de organizar el espacio para que todos puedan acceder a la tecnología que necesitan

 

Tenga en cuenta factores como la ubicación de las impresoras, el almacenamiento para la tecnología, la proximidad a los puntos de venta, los routers wifi y el espacio para proyectores y pantallas.

 

 

5. Deja que sus empleados elijan cómo quieren trabajar

 

Las investigaciones indican que de esta manera los empleados experimentan una mayor satisfacción con el trabajo, ya que pueden controlar la configuración de sus propias áreas de trabajo o elegir dónde quieren trabajar. 

 

Esto puede significar que tus empleados a la hora de diseñar la oficina puedan organizar los muebles como desean en sus oficinas o pedir el tipo de muebles que desean; O bien, puede significar darles varias opciones para los espacios de trabajo en todo el edificio de oficinas. Por ejemplo, a un empleado le gustaría responder correos electrónicos en un espacio privada por la mañana, pero aventurarse en un espacio compartido para colaborar con compañeros de trabajo por la tarde.

 

 

6. Crea espacios en la oficina diseñados para la colaboración

 

Anima a sus empleados a caminar a diferentes partes de la oficina y disfrutar del espacio dedicado a la colaboración

 

Los espacios de colaboración pueden ser tan simples como unos ordenadores colocados en mesas donde varias personas pueden reunirse o tan cómodas como unas cuantas asientos acolchados en un semicírculo alrededor de una chimenea o una fuente interior. Estos espacios son una excelente alternativa para reunirse en la oficina de alguien.

 

 

7. Al abordar una reforma en la oficina es primordial prestar atención a la iluminación.

 

La iluminación puede afectar la productividad, la salud, el estado de ánimo, el bienestar y la depresión. De hecho, seguro que un gran porcentaje de los empleados no están contentos con la situación de la iluminación en sus oficinas. Da un paseo por tu oficina y toma nota de los espacios que no reciben suficiente luz. 

 

La luz natural es ideal, pero esto no es posible en todos los espacios, especialmente en oficinas con pocas ventanas al exterior del edificio y espacios modulares individuales de trabajo. Para estos espacios, considera la posibilidad de obtener lámparas de techo que imiten la luz natural o las lámparas de escritorio.

 

 

8. Crea un espacio solo para relajarse

 

No todo es trabajar en un espacio corporativo. Tener tiempos para el descanso es importante, y el espacio para el romper la monotonía y la relajación en la oficina puede ayudar a animar a los empleados a alejarse de su espacio de trabajo por unos minutos cuando lo necesiten. 

 

Intente designar un espacio libre de trabajo en la oficina que no cuente con computadoras o parafernalia relacionada con el trabajo. La gente aprovechará realmente quiere espacio para relajarse en el trabajo. Estos espacios pueden ser de muchas las formas y tamaños, pero permiten a los empleados sentirse más cómodos, relacionarse y colaborar mejor con sus compañeros en el trabajo.

 

 

9. Ten en cuanta la temperatura de la oficina.

 

Al realizar una reforma en la oficina o solamente una mejora, no es sólo la parte organizativa del espacio y la concepción de la decoración o diseño interior. Si bien la temperatura de la oficina puede parecer un problema aparte del diseño de la oficina, no lo es

 

Por ejemplo, el brillo del sol a través de una ventana puede calentar un área, mientras que una ventilación de aire acondicionado ubicada directamente sobre un espacio interior puede hacer que ese espacio sea demasiado frío. No podrá dar cuenta de cada uno de estos problemas, pero un cierto conocimiento de la variación de la temperatura en toda la oficina puede ayudarlo a tomar decisiones de diseño inteligentes y para ello lo ideal es consultar a un experto en climatización de espacios corporativos y comerciales.

 

 

10. Diseña tu oficina con algunos espacios abiertos

 

Al abordar un nuevo diseño de oficina, puede ser tentador meter tantos muebles como puedas en el espacio, pero eso puede ser visualmente agobiante y hacer que la oficina sea difícil de transitar. 

 

Piense en esto como un espacio en blanco en un currículum. Los niveles moderados de complejidad visual son excelentes, del mismo modo que una publicación en papel (folleto, catálogo funciona menor con espacios en blanco). No tengas miedo de dejar algunos espacios abiertos y deje suficiente espacio para caminar o reunirse de pie.

 

 

11. No te pases con la decoración

 

No hay nada peor que una oficina oscura y sosa sin personajes ni decoraciones. Intente incluir algunas plantas de oficina, obras de arte, citas inspiradoras y la marca de la empresa

 

Sin embargo, ten cuidado de no exagerar. La decoración de la oficina debe hacer que el espacio se vea más estéticamente agradable, no abrumar a los empleados y visitantes.

 

 

12. Plan de crecimiento

 

Una consideración importante y a estudiar a la hora al planificar el diseño y la remodelación de tu oficina es el crecimiento. 

 

¿Cuántos empleados planea agregar en los próximos 6 a 12 meses y dónde colocarás sus puestos de trabajo? ¿Cómo afectará este tráfico extra a los espacios comunes? ¿Se reservarán constantemente salas de reuniones?

 

Organiza el espacio pensando en el futuro para que no tengas que reorganizarse y redecorar por necesidad. Si bien la reorganización ocasional de la oficina es saludable e ideal, pero hacerlo con demasiada frecuencia será costoso y lento.

 

Si deseas que te aconsejemos para la reforma o el diseño y decoración de tu oficina (nueva o vieja) no dudes en contactar con nosotros llamando a teléfono 615 246 138 (pregunta por Emilio) o envíanos un e-mail a través de nuestro formulario web y cuéntanos tu proyecto y en qué te podemos ayudar.

 

:)

 

 

 

 

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