Cómo proyectar un stand para participar en una feria o evento.

January 27, 2015

Comenzamos una serie de artículos de cómo debe plantearse la participación en una feria con un stand propio. Para nuestro artículo nos hemos inspirado en los consejos que la Asociación de las Ferias Alemanas (AUMA) ofrecen la los participantes a las ferias. Hemos adaptado estos consejo a lo que creemos mejor se adapta a nuestra forma de trabajar en Decoración de Stand. Espero que os sea de utilidad.

 

 

En esta artículos nos vamos a centrarnos en cómo deber ser el espacio que necesita una empresa que va a participara en un feria.

 

CÓMO TIENE QUE SER EL DISEÑO DE STANDS

 

Debemos cuidar el diseño de stands porque un stand de la feria es la tarjeta de presentación de una empresa.

 

Sus dimensiones y diseño deben ser el reflejo de la empresa, su posición en el mercado y los productos que está ofreciendo. Su construcción y acabado debe estar en perfecto estado técnico y corresponden a los estándares del mercado. La atención al público asistente debería centrarse en una presentación cercana con el cliente de las exposiciones. Un stand de la feria debe llamar la atención de los sentidos del visitante en todos los aspectos.

El
diseño de stands de feria puede …

… impresionar a sus visitantes sin ser pretencioso.
… ser modesto sin aparentar falta de recursos económicos.
… invitar a entrar y participar sin ser insistente
… ser espectacular sin ser un parque de atracciones

 

El concepto que queremos crear para el diseño de stand, tanto en el aspecto técnico como organizativo es lo que, en principio, definirá su stand.

 

ÁREAS DEL STAND


Independientemente de su tamaño, todo stand debe dividirse en tres áreas principales que estarán determinadas por sus dimensiones totales.

ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO Y PRESENTACIONES


El espacio necesario para exponer los productos y atender a los visitantes está dictada por el tipo de productos, su número y tamaño y objetivos de la empresa en la feria. Este área de atención al público y presentaciones incluirá todo el espacio necesario para exposiciones, paneles informativos, vídeos, presentaciones y actividades durante la feria.

 


ÁREAS DE REUNIONES


En función  del producto que la empresa expositora ofrezca y el tipo de reuniones que se celebrarán se pueden se pueden disponer de distintos tipos de espacios, cubículos de reducidas dimensiones o un área más abierta y compartida apropiada para varias reuniones a la vez. Incluir un bar dentro de la zona de reuniones puede hacer estas más relajadas para los intercambios comerciales.

 

ÁREAS AUXILIARES


Cocina, zona de almacenamiento (incluyendo folletos y muestras), guardarropa, zona técnica, zona de personal y una oficina independiente apartada de la vista de los visitantes.

 

En los stands de feria de productos donde los expositores explican y hacen demostraciones de las características técnicas y la calidad de sus productos en exposición la relación entre el área de presentación y atención a público y la zona de reuniones debe ser de 60% a 40%.

En los stands de feria orientadas a la información más que a un producto físico se debe hacer hincapié en distintas formas de presentar la información: conferencias, presentaciones multimedia, presentaciones mediante imágenes fotográficas, vídeos. Los expositores optan por estas formas de presentación al no tener un producto físico que ofrecer. Aquí la relación entre el área de información y el espacio de reuniones es 40% a 60%.

 

En los stands de feria centrados en la consultoría el aspecto dominante son las reuniones cara a cara. El público interesados que vienen a la feria quiere hablar con especialistas. El énfasis debe estar aún más en estas zonas reuniones. Estas áreas de reunión deben ser más grandes y polivalentes donde se pueden realizar reuniones y presentaciones tanto a grandes grupos como a un visitante en particular.

En los stands que son una combinación de los anteriores stands deben equilibrar la distribución de las zonas individuales para asegurarse de que cada uno sea funcional y variará en función de la estrategia de deba tomar la empresa expositora.

 

 

TIPOS DE STANDS Y UBICACIÓN

 

En función de su ubicación unos stands son más económicos en su alquiler que otros independientemente del diseño de stand.

 

Los diferentes tipos de stands resultan de su posición con respecto a sus vecinos o de la forma en que se abren hacia el pasillo.

STAND CON UN LATERAL AL PASILLO

Un lateral del stand se encuentra abierto en el pasillo y tienen dos stands vecinos y por lo tanto tres paredes, una trasera y las dos laterales. En raras ocasiones tienen abertura hacia los dos pasillos paralelos a ambos lados.

 

STAND EN ESQUINA

Los stands de feria en esquina se encuentran al final de una fila y se abren a dos pasillos formando una esquina. En la parte trasera del stand suele ser otro stand de esquina y a su lado es un stand de la fila vecina. Un stand de esquina logra un mayor impacto que un stand con un solo lateral a un pasillo con el mismo tamaño, debido a el metro lineal de pasillo y por lo tanto de exposición es mucho mayor, el doble o más. Se puede decir que tenemos mucho más escaparate. El coste de alquiler de un stand de esquina son mayores que para un stand de pasillo. Al tener dos pasillos, tenemos al doble  de visitantes que pueden visitar el stand.

STAND EN FINAL DE BLOQUE DE STANDS

El stand en un final de bloque se encuentra abierta en tres pasillos y tiene un mayor impacto que los tipos de stands anteriores y da sensación de mayor prestigio.

 

STAND EN ISLA
 
Los stands en isla están rodeados de pasillos en todos los lados y son el tipo de stands con más coste económico en su alquiler. Su aspecto insular hace que alcance un alto impacto visual y de visitas y en general dan  a la empresa expositora  una apariencia mucho más prestigiosa. Los stands en isla suelen necesitar de un diseño de stands más elaborados y esto se refleja en el mayor costo de la construcción, montaje de stands y mobiliario.

STAND AL AIRE LIBRE

Los stands al aire libre son elegidos para los productos muy grandes (por ejemplo, bloques de piedra natural) o de sistemas completos y máquinas (equipos de construcción, camiones, grúas,…) que tienen que ser presentados y hacer demostraciones en un entorno práctico. Además de la exposición al aire se debe organizar y diseñar una zona de reuniones con techo.

 

 

UBICACIÓN DEL STAND

 

La planificación de la distribución del pabellón (stands,  pasillos, …) por los organizadores de las ferias tienen en cuenta las infraestructuras técnicas, el número de visitantes previstos (capacidad de los pasillos) y el flujo de tráfico de visitantes a la feria. Los organizadores suelen establecen criterios de ubicación de cada un los stands de acuerdo a:
 

• Las posibles distribuciones de los espacios en los pabellones.
• las distintas divisiones para diferentes industrias y productos.
• la infraestructura técnica de los pabellones.

 

Antes del  inicio de la feria expositores deben estar de acuerdo en la ubicación exacta de su stand con los organizadores en el pabellón de la feria y cuáles son sus (competidores). Los expositores normalmente suelen conseguir el mismo lugar en la próxima feria si se reserva el espacio al final de la feria. Desde el punto de vista de los organizadores de las ferias  esto ayuda a mantener una buena relación con los clientes y también garantiza la planificación de la misma para el año siguiente.

 

 

 

LA CONSTRUCCIÓN DEL STAND: EXTERIOR, DISEÑO GENERAL, MOBILIARIO.

 

Los participantes en una feria deben planificar su stand de acuerdo a sus objetivos comerciales y sus planes de expansión, los productos que desean mostrar y difundir, el espacio que necesitan y el presupuesto disponible.

 

Deben decidir sobre lo siguiente:

 

 

• ¿Debemos alquilar, arrendar o comprar un stand?

• ¿Cómo debe ser La disposición del stand?

• ¿Debe construir mi propio stand o emplear contratistas?

• ¿Cómo y cuándo debo ejecutar cada fase de diseño y montje del stand?

 

El alquiler de un stand es una buena opción para una empresa que participa por primera vez en una feria. Una vez que una empresa ha adquirido experiencia suficiente y decide participar regularmente en ferias entonces se puede considerar el alquiler o la compra. El alquiler de un stand es la opción que implica el menor esfuerzo organizativo. Existen stands modulares de diferentes tamaños y con mobiliario básico, aportados por la empresas organizadoras al que se puede agregar propio u otro mueble alquilada de uno, están disponibles para alquilar, ya sea de los organizadores o de las empresas contratadas. Las tarifas de alquiler incluyen montaje y desmontaje.

 

Una buen opción es contratar a una empresa de decoración de stands que pueda transformar el stand modular alquilado en un espacio especialmente creado para la empresa expositora, ahorrando costes de construcción de todo el stand.La compra de un stand modular implica costes de seguimiento, por ejemplo, para el almacenamiento, el transporte, tener personal de mantenimiento y montaje de stands. En algunas ocasiones el stand de alquiler puede ser más conveniente que de compra.

 

STAND DE DISEÑO

 

Al decidirse sobre un stand modular o un stand de diseño se debe tener en cuenta que un stand modular es más reutilizable, suele ser más económico y con frecuencia más ecológico. Un stand modular con elementos prefabricados no debe ser uniforme o sin imaginación pero es mas rígido que un stand de diseño creado específicamente para la feria. Aún así hay muchos proveedores de sistemas modulares que ofrecen suficientes opciones para la realización de un diseño personalizado.

Las principales ventajas de la construcción modular son:

 

• Bajo costo, componentes prefabricados con un fácil montaje.
• Fáciles de transportar y almacenar
• Menor coste mantenimiento, montaje y desmontaje
• Sólo se requieren herramientas básicas para la montaje y el desmontaje
• Componentes de larga duración
• que son versátiles y adaptables

 

Las desventajas son las similitudes que existen entre muchos  de los sistemas de stands modulares. En algunos casos pueden coincidir dos stands con un aspecto muy similar al utilizar los mismos sistemas. La opción de diferenciarse sería haciendo hincapié en una decoración interior y crear un ambiente, utilizado la estructura modular como soporte o bien potenciando las imágenes que irán recubriendo la estructura y aportando información acerca de la empresa.

 

El stand de diseño puede crear un aspecto único a la empresa, simplemente con una buena arquitectura sin necesidad de reforzar la personalidad con elemento que en algunos casos puede empañar la propia presencia de stand.
 

La combinación de un stand modular y convencional es una práctica muy extendida que permite una relativamente amplia variedad de diseños individuales.

Podríamos dividir el diseño de un stand en tres categorías:

 

STAND ABIERTO

 

No hay superficies ni paramentos externos que impiden la visión. El stand se ve ordenado y todas las zonas de exposición y atención son inmediatamente visibles.

 

STAND PARCIALMENTE CERRADO

 

Las superficies externas se utilizan para ocultar zonas del stand de la vista de los visitantes al interior. Este es el tipo más popular de diseño de stand. Estas superficies externas son un ben lugar para reclamos comerciales o para recalcar la identidad visual de la empresa. También crea cierta intimidad de los visitantes del interior del stand con respecto a las personas que están fuera.

 

STAND CERRADO

 

El stand está en su totalidad con superficies y paramentos externos (opcionalmente con vitrinas de cristal). Para ver las exposiciones, participar en presentaciones o para reunirse con al empresa expositora los visitantes deben entrar en el stand. Están formado o compartimentadas por zonas individuales para diferentes funciones y están repartidas de manera que nada puede interferir con el funcionamiento general. Las distintas partes de la zona exterior también pueden proporcionar información (fotos, pantallas gráficas, información de texto, etc.).

 

¿CONSTRUIR SU PROPIO STAND O CONTRATAR A UNA EMPRESA ESPECIALIZADA?

 

Una variedad de opciones existen para la elaboración de un stand:

 

 

• La empresa participante se encarga del montaje.

• Contratar empresa de montaje de stands.

• Contratar a un diseñador de stands.

• Contratar a una empresa de diseño y montaje de stands.


LA EMPRESA PARTICIPANTE SE ENCARGA DEL MONTAJE

Ventajas: menos costes de planificación, la empresa puede emplear sus propios constructores si dispone de ellos. Si se trata de un stand modular es más sencillo.

Desventajas: la falta de experiencia en el diseño es obvio amenos que se trate de una empresa de diseño o una constructora; se desvían recursos de los empleados; los costos son más difíciles de calcular que para una empresa especializada acostumbrada a moverse en el mundo de las ferias y de so materiales que normalmente se utilizan; se requiere almacenamiento adicional para todos los materiales necesarios.

CONTRATAR EMPRESA DE MONTAJE DE STANDS

Ventajas: todos los servicios están bajo un mismo techo; existen opciones de alquiler; los trabajos se realizan de forma rutinaria y el contratista ofrece un servicio integral.

Desventajas: Estas empresas suelen emplear diseños ya utilizados, sean modulares o de carpintería; es más difícil  imponer un diseño propio ya que son empresas más técnicas que creativas.

 

CONTRATAR A UN DISEÑADOR DE STANDS

Ventajas: un diseñador o decorador crea diseños sin las restricciones de los sistemas de stands modulares, conoce el mercado y las tendencias en diseño, arquitectura efímera e interiorismo, coordina las operaciones de montaje y desmontaje y tiene una obligación contractual hacia el cliente.

Desventajas: los costos de pre-planificación son inicialmente más alto, ya que en general el contrato se acordará a través el diseñador.

CONTRATAR A UNA EMPRESA DE DISEÑO Y MONTAJE DE STANDS

Ventajas: esta solución produce mejores resultados con los proyectos. La empresa ofrece a totalidad de los especialistas, desde los primero bocetos, hasta el montaje y desmontaje incluyendo todos los oficios.

Desventajas: A pesar de costes elevados, la solución global compensa dejarlo todo en manos de una empresa especializada.

 

FASE DE EJECUCIÓN DEL STAND DE FERIA

 

Una vez que los planes han sido más o menos esbozado en una serie de reuniones que se lleven a cabo, ya sea en la propia empresa o con un diseñador o contratista y una persona que debe organizar el proyecto del stand (que será el enlace de la empresa con el diseñador o contratista). En principio, la atención se debe centrar en la creación de un concepto basado en uno de los objetivos de la participación en la feria. Un organizador del proyecto del stand no puede ser capaz de satisfacer todas las solicitudes hasta que esté en posesión de todos los datos y conceptos que necesita la empresa expositora. También debe estar familiarizado con las ferias.

 

Las responsabilidades de un organizador son trabajar junto al diseñador o contratista…
…para producir un diseño preliminar.
…para entregar una estimación preliminar de costos.
…para presentar el diseño (fecha límite).
…para determinar los costos finales.

Un organizador junto al diseñador, ya sea de la empresa o externo, deberá controlar la ubicación en el pabellón de la feria y el tipo de soporte necesarios, comparar las dimensiones de stands asignados con el espacio necesario, comprobar si hay alguna interferencia de columnas, y están correctas las líneas de suministro necesarias, etc. También es importante tener en cuenta todas las normas de construcción soporte (altura de la construcción, distancias) y las especificaciones técnicas (seguridad contra incendios y normas de seguridad generales, electricidad, agua, gas, aire comprimido, telecomunicaciones) que nos exige la institución feria a la que vamos a asistir.

 

Tomará en cuenta el flujo principal de tráfico de visitantes, las entradas de los pasillos, Los vecino del stand, así como las áreas funcionales necesarias en el stand,  distribución y  tamaños. Después de esbozar una idea preliminar del diseñador junto al organizador deben perfeccionar su diseño donde comenzará la parte creativa del proyecto. Se seleccionará a los materiales para la construcción del stand, sea un sistema modular o de carpintería, si desea pintar el soporte y en qué color, el uso de la iluminación y, elegir mobiliario, etc. 

 

Y todo ellos ajustándose a un presupuesto previo.

 

En un próxima entrega seguiremos dando consejos acerca de la realización de un proyecto de stand.

 

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